Hvert sygehus deltager med et team, som består af direktionen, ledelse og personale fra akutmodtagelsen, ledelse og personale fra sengeafdelingen med flest patienter fra akutmodtagelsen samt en lokal projektleder. Projektet veksler mellem arbejdsperioder på projektsygehusene, besøg af projektsekretariatet og læringsseminarer.

På seminarerne, som foregår to gange om året, underviser Dansk Selskab for Patientsikkerhed det sundhedsfaglige personale og ledelserne. Undervisningen omhandler blandt andet forbedringsmodellen, metoden Real Time Demand Capacity og anvendelse af data. Samtidig giver læringsseminarerne projektsygehusene mulighed for at dele erfaringer.