- Min interesse for patientflow begyndte med behovet for at skabe forbedringer for patienterne.

For syv år siden udviklede Deborah Kaczynski sammen med det amerikanske Institute for Healthcare Improvement metoden Real Time Demand Capacity Management (RTDC), som projekt Sikkert Patientflow anvender. På det tidspunkt arbejdede Deborah Kaczynski på et af UPMC Shadysides 14 sygehuse i staten Pittsburgh. Et sygehus, som havde konstant overbelægning og mange patienter, der forlod akutmodtagelsen uden at være blevet tilset.

- En dag prikkede ledelsen mig på skulderen og spurgte, om jeg ikke ville gøre noget ved problemerne, fortæller Deborah Kaczinsky.

Inspiration fra McDonalds
I sin søgen efter løsninger vendte Deborah Kaczynski blikket væk fra sundhedsvæsenet og mod andre brancher som burgerindustrien. En McDonalds i Pittsburgh havde eksperimenterede med at sætte kameraer op, som registrerede de kunder, der kørte ind på parkeringspladsen eller i drive-through.  

Systemet, som senere er blevet døbt ’Hyperactive Bob’, fortæller de ansatte, hvornår der er ved at blive travlt, og hvor mange burgere, der skal på grillen. Men ikke nok med det. På baggrund af data kan systemet forudsige, hvad kunderne vil have, før de overhovedet har bestilt. Resultatet er en reduktion i ventetid og spild.

- Sundhedsvæsenet kan lære af andre branchers evne til at forudsige udbud og efterspørgsel. I RTDC bruger vi eksisterende viden om indlæggelser for eksempel antal planlagte operationer og patienter i akutmodtagelse. Den viden matcher vi med udskrivelser, så vi udnytter sygehusets kapacitet optimalt, så patienterne ikke skal vente unødigt, forklarer Deborah Kaczynski.

Mærkbare resultater for patienterne
Ved at anvende RTDC opnåede UPMC Shadyside resultater, som patienterne kunne mærke.

I dag tager det under fire timer fra patienten ankommer på sygehusets akutmodtagelse til vedkommende er i den rigtige seng. Tidligere tog det seks til syv timer. Kun en procent af patienterne forlader nu akutmodtagelsen uden at blive tilset. Udgangspunktet var fire til seks procent.

- Fokus på patientflow redder liv og giver et godt arbejdsmiljø. Opskriften er, at patienterne får den rette behandling på det rette tidspunkt på det rette sted – uden ventetid og forsinkelser, siger Deborah Kaczynski.

Tavlemøder og kapacitetskonferencer
Det centrale i RTDC er, at de sundhedsprofessionelle afholder korte, daglige tavlemøder på afsnitsniveau og kapacitetskonferencer på sygehusniveau. Formålet er at sikre et fælles billede af, hvor mange patienter personalet forventer at indlægge og udskrive, så patienterne får et sikkert og sammenhængende forløb under indlæggelsen.

- På tavlemøderne skal personalet have et klart overblik over, hvilke patienter der skal hjem i løbet af dagen. Målet er at undgå overraskende udskrivelser samt udskrivelse, der alligevel ikke blev til noget. Samtidig får de sundhedsprofessionelle mulighed for at diskutere den enkelte patients behov i forbindelse med udskrivelsen, forklarer Deborah Kaczynski:

- På kapacitetskonferencerne får hele sygehuset overblik over, hvordan dagen kommer til at se ud i forhold til udskrivelser og indlæggelser. Her kan man se, hvilket afsnit der får problemer med kapaciteten og finde en løsning. Problemer med flow kan ikke løses i siloer. Det skal gøres på sygehusniveau.

Synlig ledelse
Ifølge Deborah Kaczynski spiller sygehusledelserne en altafgørende rolle i forhold til tavlemøder og kapacitetskonferencer:

- Det er vigtigt, at sygehusledelserne er engageret og involveret i processen, så der bliver skabt bevågenhed om tavlemøderne og kapacitetkonferencerne. Ledelserne skal holde hele sygehuset ansvarlig for, at de bliver afholdt. Hvis ikke det sker, udebliver succesen. Derudover kan ledelserne rydde barrierer for flow af vejen.

Af samme grund anbefaler projekt Sikkert Patientflow, at ledelserne er direkte eller indirekte repræsenteret ved alle kapacitetskonferencer, og at projektsygehusene etablerer en flowstyregruppe. Det er et forum på ledelsesniveau, der kan tage stilling til at tildele ressourcer til afdækning af egentlige flaskehalse, der ikke kan løses ved dag-til-dag-koordinering mellem afdelingerne.

- Sygehusene skal give patienterne den rigtige behandling hver dag – uanset hvilke udfordringer der opstår i en hektisk hverdag. Med RTDC er der ingen undskyldninger – kun løsninger, siger Deborah Kaczynski.